Jak układa się współpraca z biurem rachunkowym

Plusy pracy z biurem rachunkowym można mnożyć do woli zaczynając od rzetelności i terminowości usług rachunkowych, a finiszując na przyjemnej atmosferze w czasie spotkań. Warto jednak zastanowić się na moment nad tym, w jaki sposób rzeczywiście wygląda współpraca klienta z biurem rachunkowym, jak wyglądają oczekiwania wobec klienta oraz co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy.

http://taxbiuro.net/

Misją biura rachunkowego jest dbanie o interesy klienta, by pobierał jak najszersze korzyści w zakresie rachunkowości. Czerpanie z obecnych przepisów daje możliwość księgowej sprawdzenie, jakie odliczenia i ulgi dotyczą klienta oraz czy je stosuje. W ten sposób przedsiębiorcy mają możliwość optymalizacji kosztów jednocześnie stosując się do poszczególnych zasad i praw. Księgowa bezustannie przyswaja zmiany w przepisach, dlatego przedsiębiorca może poprosić o wsparcie albo z pytaniem, jeśli ustalone zmiany są dla niego niejasne. Nawet jeśli biuro nie prowadzi doradztwa, przedsiębiorca zwykle może poprosić o wyjaśnienie, jeżeli czegoś nie rozumie. Warto dodać, że biuro rachunkowe, oferując usługę obsługi klienta troszczy się o to, żeby wszystkie rozliczenia były składane na czas, a dzięki współczesnym programom informatycznym, większość tych samych procesów jest automatyzowana, a rozliczenia są skrupulatnie przygotowywane oraz weryfikowane. W ten sposób przedsiębiorcy nie muszą martwić się sprawami księgowymi a mogą poświęcić się innym obszarom działalności przedsiębiorstwa.

Istotnym aspektem pracy z biurem rachunkowym jest stały kontakt bazujący na wzajemnej relacji. Właściciel firmy ma sposobność kontaktu z biurem rachunkowym w ważnych sprawach, ale ważne jest też to, żeby właściciele firm także byli dostępni dla biura rachunkowego. Może się zdarzyć, że będzie należało coś wyjaśnić lub przedyskutować, z tego względu istotne jest, żeby przedsiębiorcy nie unikali kontaktu z biurem. Jaka nie byłaby to sytuacja, celem biura rachunkowego jest pomoc. Jeśli któraś ze stron jest w danym momencie niedostępna, na pewno uda się skontaktować w innym terminie. Ułatwiony kontakt wpływa na łatwy obieg wiadomości, dzięki czemu współpraca jest znacznie bardziej miła.

Przyjazna atmosfera w relacji między biurem rachunkowym, a klientem, wyróżniająca się zrozumieniem i otwartością wpływa też na budowanie zaufania. Dzięki temu przedsiębiorcy bez strachu przekazują księgowym swoje sprawy oraz dokumenty, w zamian zyskując terminową i rzetelną obsługę.

Główne obszary pracy z biurem rachunkowym

Każda współpraca buduje się przez konkretne ustalone odgórnie wytyczne, dzięki którym obie strony mają świadomość, czego mogą się spodziewać oraz jakie oczekiwania realizuje współpraca. Niezależnie od tego, czy do biura rachunkowego trafia klient, jaki dopiero chce rozpocząć działalność gospodarczą czy klient, jaki posiada firmę przez lata, ale stawia na nowe biuro rachunkowe przejmujące jego sprawy księgowe, za każdym razem na starcie należy omówić zasady, jakie będą egzekwowane w trakcie współpracy. Te zatwierdzone odgórnie główne obszary są gwarancją, że nie pojawią się żadne niejasności.

Zatwierdzenie warunków pracy

Praca z każdym biurem rachunkowym opiera się o przygotowaną umowę, jednak nim dotrzemy do jej podpisania, w pierwszym etapie księgowa wspólnie z klientem ustala warunki pracy. Pośród tych rozmów znajdą się wytyczne opisujące dostępność klienta i biura do kontaktu, metody dostarczania, przetrzymywania oraz rozliczania dokumentów, właściwe terminy, jakie mają być zachowane, by księgowa miała czas przygotować wszelkie rozliczenia, zanim upłynie ostateczna data ich złożenia np. do Urzędu Skarbowego albo ZUS. W czasie ustalania warunków z księgową ustalane są też koszty usług księgowych. Takie kwoty przeważnie zależą od ilości dokumentów, ilości pracowników, przystąpienia do VAT-u oraz równie ważnych kryteriów, jakie oddziałują na nakład pracy księgowej. Kiedy wszelkie ustalenia będą już omówione oraz zaakceptowane przez obie strony, stworzona zostanie umowa.

Przygotowanie i podpisanie umowy z biurem rachunkowym

Umowa z biurem rachunkowym ma w sobie poszczególne ustalenia, jakich biuro rachunkowe dokonało z klientem. W takiej umowie nie może pojawić się nic, czego nie ustalono w trakcie ustalania warunków pracy. W momencie podpisania umowy współpraca zostaje rozpoczęta i od tej pory księgowa zobowiązuje się do świadczenia usług jak najlepszej jakości stosując się do zatwierdzonych wytycznych. Złamanie zatwierdzonych zasad może zakończyć się zerwaniem umowy też ze strony biura rachunkowego, jeśli klient nie dopełnia określonych zobowiązań.

Udostępnianie dokumentów księgowych

Jednym z najważniejszych obowiązków, jakie leżą po stronie klienta, jest poprawne przesyłanie dokumentów księgowych. Z reguły umowy mówią kiedy klient musi udostępniać potrzebne dokumenty księgowe, by wszelkie rozliczenia mogły zostać przygotowane na czas. Dla przykładu w dla biur rachunkowych niewłaściwe jest, żeby przedsiębiorcy dostarczali dokumenty księgowe w końcowym terminie   rozliczeń oraz oczekiwali, że zostaną one przygotowane przed upływem czasu. Bardzo często księgowe proszą, żeby dokumenty księgowe trafiały do biura najpóźniej około 12 dnia miesiąca, by znalazł się czas na wdrożenie ich do systemu, a potem poprawne rozliczenie. W większości przypadków dokumenty księgowe można udostępniać elektronicznie i osobiście w biurze.

Księgowa jako przedstawiciel klienta przed urzędem skarbowym i ZUS

Sporo księgowych praktykuje przedstawicielstwo klienta w takich miejscach jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Należy tylko dać potrzebne pełnomocnictwa, za sprawą których księgowa otrzyma prawo przedstawicielstwa klienta z ogromnym naciskiem na dobro klienta.

Porady z zakresu usług księgowych

Nawet jeżeli księgowa nie oferuje doradztwa, na pewno udzieli odpowiedzi na niezbędne pytania albo wytłumaczy dodawane do zasad aktualizacje. To podkreśla, jak istotne jest dla księgowych, aby współpraca z właścicielem firmy była jak najbardziej owocna oraz dobra dla każdej ze stron. Opłaca się więc korzystać z usług rachunkowych.